Tema: Instructivo para la remisión de expedientes judiciales de conservación permanente a la firma CUSTODIA DE ARCHIVOS DEL COMAHUE S.A. (Acuerdo Nº 3993 Punto XLVI)

La Administración General del Poder Judicial hace saber a Magistrados, Funcionarios y Agentes Judiciales que se ha aprobado mediante Resolución Nº 94/06 A.G., el instructivo para la remisión de expedientes judiciales de conservación permanente a la firma “Custodia de Archivos del Comahue S.A.”, el cual  establece lo siguiente:

La custodia y conservación de los expedientes judiciales es competencia del Archivo General del Poder Judicial y Registro de Juicios Universales, de acuerdo al Reglamento aprobado mediante Acuerdo Nº 3146.

1. La contratación de la firma “Custodia de Archivos del Comahue S.A” no exime, en ningún caso, al Archivo General y Registro de Juicios Universales de  sus funciones y competencias.
2. El archivo y desarchivo de expedientes judiciales de conservación permanente deberá efectuarse con estricta sujeción a lo normado por el Reglamento del Archivo General y Registro de Juicios Universales y con la modalidad establecida en el presente.
3. Cumplido los requisitos previstos en el Reglamento para la remisión de documentación, el organismo judicial  deberá notificar al Jefe del Archivo General del Poder Judicial, indicando los expedientes en condiciones de archivo y si dicha solicitud reviste el carácter de urgente.
4. Notificado el Jefe del Archivo General deberá disponer, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes, el retiro de la documentación de las dependencias judiciales. En casos de excepción, debidamente fundados y a solicitud del Sr. Jefe del Archivo General y Registro de Juicios Universales, el Sr. Administrador General podrá una prorroga al plazo establecido.
5. Retirada la documentación de las dependencias, el Jefe del Archivo General solicitará a la empresa, en caso de ser necesario y en un todo de conformidad al contrato suscripto con la empresa “Custodia de Archivos del Comahue S.A”, el retiro de la documentación en las cajas cofres establecidas en la cláusula primera de dicho contrato, siendo de su exclusiva responsabilidad la entrega identificada y la verificación y control de la documentación remitida a dicha  firma.
6. En caso, que por razones de espacio, no pueda recepcionar expedientes judiciales en las dependencias del Archivo General y Registro de Juicios Universales, dentro del plazo previsto en el punto 5 del presente Instructivo, deberá constituirse en dependencias del juzgado personal del Archivo General y Registro de Juicios Universales en forma conjunta con personal de la firma, a efectos de proceder a la entrega a la empresa de los expedientes judiciales. Dicha entrega deberá efectuarse por el personal del Archivo General y Registro de Juicios Universales y bajo su exclusiva responsabilidad. Este mecanismo de excepción sólo podrá utilizarse dentro de los tres (3) meses de notificado el Instructivo. Vencido el plazo otorgado, sólo podrá recurrirse a este mecanismo previa autorización expresa del Administrador General.
7. A efectos de disponer del espacio físico necesario para la recepción de nuevos expedientes judiciales, el Jefe del Archivo General deberá ordenar y remitir a la firma Custodia Archivos del Comahue S.A., documentación que se autorizada por el Tribunal Superior de Justicia que se encuentra en su depósito, dentro del plazo de treinta (30) días, a contar desde la notificación del presente Instructivo.
8. En todos los casos, la documentación judicial entregada a la firma deberá estar perfectamente identificada y colocarse en cajas cofre precintadas.
9. Al solicitarse el desarchivo, la caja precintada deberá remitirse al Archivo General y Registro de Juicios Universales cerrada, procediéndose en el depósito a la apertura de la caja en el Archivo General.
10. El personal del Archivo General y Registros de Juicios Universales deberá prestar colaboración a los organismo judiciales en las etapas preliminares de la remisión de los expedientes a Archivo, en especial en el armado de los lotes.

ADMINISTRACIÓN GENERAL,  20 de junio  de 2006.-