Rubrica y Clausura de Libros de Sociedades y Contratos Asociativos


Rubrica de libros de SOCIEDADES Y CONTRATOS ASOCIATIVOS
Requisitos:
1. FORMULARIO.
2. TASAS
3. PRESENTACIÓN DE LIBROS

1. FORMULARIO: R1

Aclaración sobre apartados del formulario:
Solicitante: La petición sólo puede efectuarla: a) el Representante Legal de la sociedad o contrato asociativo (unión transitoria, agrupación de colaboración o consorcio de cooperación), b) Apoderado,
c) Autorizado.
a) Representante Legal: Si la designación del representante legal consta en un instrumento que no se encuentra inscripto deberá acompañar un juego de copia certificada del acta que lo designó (y de la que distribuyó cargos - de corresponder).
La copia puede presentarse: a) certificada por escribano público. Cuando el escribano público certificante lo sea de extraña jurisdicción, su firma deberá ser legalizada por el colegio respectivo.
b) Podrá requerir que la certifique funcionario de éste Registro a cuyo fin deberá adjuntar una fotocopia, el libro original y la tasa retributiva para certificación de copias.
b) Apoderado: Mediante la presentación del poder en un juego de copias certificada por escribano público.
c) Autorizado: La autorización debe ser expresa con facultad para peticionar la rúbrica de libros y surgir del contrato o documentación inscripta, o mediante la presentación de nota suscripta por el Representante Legal.
Formulario: En el formulario indicar lo siguiente:
a) la denominación de la sociedad o contrato asociativo con que se pretende su rúbrica.
b) Nombre del libro
c) Número de orden del libro.
d) Foliatura del libro a rubricar (desde/hasta).
Si la cantidad de libros a rubricar/clausurar excediera los renglones configurados en el formulario, deberá anexar otro idéntico, colocando –en la primera de las líneas del recuadro Nro. 4- que se trata de la continuación de uno anterior.

2.TASAS RETRIBUTIVAS:
El importe de las tasas será el determinado por la Ley Impositiva vigente.
La confección del comprobante de tasa retributiva debe realizarse mediante el servicio de emisión de tasas de la página web del Poder Judicial (Registro Público) completando los datos allí solicitados y se abona en cualquier sucursal del Banco de la Provincia del Neuquén.
Deberá acreditar el pago de las siguientes tasas:
• Por cada libro a rubricar (encuadernado o en hojas móviles) de hasta 200 folios.
• De existir hojas excedentes se adicionará el monto que corresponda, dependiendo de la cantidad de folios. Ej.: en un libro de 250 folios, las hojas excedentes a la tasa anterior son 50. En el servicio de emisión de tasas seleccionar el concepto: “LIBROS hoja excedente en rubrica de libros y hojas móviles”, luego consignar la cantidad de hojas excedentes: 50, y el sistema informático le calculará el monto a abonar.
Trámite urgente: el costo del trámite es el doble del importe fijado para trámite ordinario.
• Para certificación de fotocopias (en el caso que se requiera a la autoridad registral, certificación de fotocopias simples).
• Para certificación de firmas (en caso de solicitar la certificación de firmas ante el organismo registral).

3. PRESENTACIÓN DE LIBROS:
Deberán presentarse debidamente identificados (a este fin deberá presentar las hojas móviles en cajas individualizadas o –en el caso de libros encuadernados- colocar una etiqueta con la denominación de la sociedad o contrato asociativo y en este último caso, hará alusión al objeto de la misma o datos de registración del contrato asociativo. Este recaudo es imprescindible en el caso de sociedades con varios contratos asociativos inscriptos en el organismo).
Rubrica de HOJAS MOVILES. Aclaración: Para la rúbrica de libros compuesto de hojas móviles, deberá contar previamente con la autorización para la utilización para la sustitución de formalidades (art. 61 Ley 19.550 y art. 329 del Código Civil y Comercial de la Nación).

Si la sociedad ya tiene autorización para sustituir formalidades, debe presentar el formulario R1 siguiendo los pasos 1 y 2. Se recomienda la lectura de la Resolución 04/13 de la DGRPC.

3.Si la sociedad NO tiene autorización, previo a solicitar la rúbrica de hojas móviles, debe seguir los siguientes pasos:
A. Solicitar la rúbrica del libro “INVENTARIO Y BALANCES”, mediante formulario R1 siguiendo el procedimiento indicado en los pasos 1 y 2.
B. No deben efectuarse transcripciones en el libro “INVENTARIO Y BALANCES” antes de la presentación de la solicitud de autorización atento que ellas se ordenarán en la Resolución que dicte el Registro Público.
C. Presentar por mesa de entradas: c1.) el formulario de Presentación Simple, indicando: Denominación y datos de inscripción;
c2) Tasa retributiva “LIBROS Autorización para cambiar el sistema de contabilización”. Emitir Tasa.
c3) Un (1) juego Dictamen Técnico con firma certificada del contador público ante el Consejo Profesional de Ciencias Económicas de Neuquén.
c4) Un (1) juego de la descripción de sistema y plan de cuentas suscripto por el representante legal con sus firmas certificadas notarialmente o ante funcionario de este Registro Público (en este último caso deberá abonar la tasa para certificación de firmas. Emitir Tasa).
D. Concluido el trámite de autorización, podrá solicitar los demás libros en hojas móviles mediante formulario R1.

CLAUSURA DE LIBROS Y HOJAS MÓVILES:
Cuando se solicite la rúbrica de un libro posterior, deberá acompañar el anterior de igual clase a fin de insertar constancia de clausura.
En el formulario se indicará:
a) Su denominación
b) El número del último folio utilizado.

-Para la clausura de hojas móviles, debe adjuntar su primer folio (o donde conste su apertura), el último utilizado y todos los siguientes en blanco o anulados, de existir.

Imposibilidad de adjuntar libros para su clausura:
Pueden existir motivos por los cuales resulte imposible adjuntar el libro anterior al que se pretende rubricar. En el formulario R1 se debe completar el punto 6 indicando denominación del libro, su número y el motivo. A fin de acreditar el motivo que se invoca se debe adjuntar con el formulario la siguiente documentación:
Destrucción, extravío robo o hurto: Se acredita mediante exposición policial efectuada por el representante legal de la sociedad o por el apoderado con facultades al efecto. Si la denuncia policial la efectuó un apoderado deberá presentar el poder conteniendo facultades al efecto (en un juego de copia certificada por escribano público). Si la denuncia policial la efectúo una tercera persona, el representante legal deberá ratificarla.
La denuncia debe contener la denominación de la sociedad o contrato asociativo, la denominación y el número del libro objeto de la denuncia y el hecho: destrucción, extravío, robo o hurto.
Se recomienda la lectura de la Resolución 04/13 de la DGRPC.

Confiscación AFIP u otro ente administrativo: Se acredita presentando copia certificada del acta de confiscación, intervenida por autoridad competente. En el acta deberá constar el detalle completo de los libros secuestrados (con los mismos requisitos a los enunciados para la denuncia de destrucción, extravío robo o hurto) y el acta deberá expedirse respecto de la existencia de impedimentos para solicitar la rúbrica de los libros siguientes a los confiscados.
Depósito Judicial: Se acredita presentando certificado emitido por el Juzgado interviniente, en el que se consignará expediente y número de causa, nombre completo del libro o los libros (con los mismos requisitos a los enunciados para destrucción, extravío robo o hurto).
El Juzgado deberá expedirse respecto de la existencia de impedimentos para solicitar la rúbrica de los libros siguientes a los depositados.
Cuando los libros sean restituidos a la sociedad, luego de haber rubricado los libros siguientes, deberá solicitar su clausura.
Se recomienda la lectura de la Resolución 04/13 de la DGRPC.

RETIRO DE LIBROS:
Una vez rubricados/clausurados los libros acompañados, éstos serán puestos a disposición del interesado (o autorizado en el formulario) para su retiro por Mesa de Entradas bajo debida constancia.
Los libros y/u hojas móviles traídos para su rúbrica y/o clausura, que no sean retirados por el interesado, dentro de los treinta (30) días hábiles contados a partir de la fecha en que se solicitó la rúbrica y/o clausura, serán destruidos los que se encuentren en blanco y remitidos al Archivo General de Expedientes los que se encuentren utilizados y/o sellados. (Art 66 y 67 Reglamentación Ley 2631).