Formalidades y Formularios


1. Formalidades de la documentación a presentar:
La Dirección General del Registro Público de Comercio inscribe documentación auténtica (confr. Art. 14 Reglamentación Ley provincial 2631, la que debe cumplir con los recaudos para su presentación dispuestos en la Resolución Técnico Registral N°03/2013.

Margen protocolar: Un juego de toda la documentación presentada para su inscripción debe contener margen interno mínimo de cinco (5) centímetros, en su anverso y reverso. Ello para permitir su correcta incorporación a los libros de protocolo del Registro.
Excepción: No se requiere con el margen interno de 5 cm. la documentación de los trámites de Sociedades por Acciones Simplificadas dado que se registran en un protocolo digital.

Cantidad: Varía según el acto a inscribir y el tipo de documentación. Está especificado en los requisitos para cada trámite.

Tipos de documento que contienen actos a inscribir: Requisito común: para todos se debe acreditar la determinación del impuesto de sellos de la Dirección Provincial de Rentas de Neuquén y acreditar su pago, de corresponder. Ver [instructivo de tasas retributivas](vincular con link tasas retributivas).

Escritura Pública.
Debe presentarse en primer testimonio y dos fotocopias certificadas por escribano público.
El Registro no certifica fotocopias de escrituras públicas.
Si la escritura contiene transcripción de actos o acuerdos obrantes en libros sociales, deben identificarse éstos con sus datos de rúbrica y folios correspondientes (nombre del libro, fecha y lugar de rúbrica, número de folio en que se encuentra el acta y denominación de la sociedad, Art. 14 Reglamentación Ley 2631.

Instrumento privado.
Se presenta en tres juegos, al menos uno debe ser original y contar con margen interno mínimo de 5cm. (Excepto Sociedades por Acciones Simplificadas).
Las firmas de sus otorgantes deben estar certificadas. Ver más abajo las modalidades en que se pueden certificar firmas.

Actas sociales
Deben presentarse en tres juegos (salvo excepciones) de fotocopias con margen protocolar de 5cm, claras y legibles, sobre fondo blanco y utilizándose ambas páginas de cada hoja sin contener partes de otros actos. Su contenido debe ser legible y no debe estar trunco por la confección de la fotocopia (palabras o letras cortadas, o que no se vea totalmente las firmas de los asistentes o los números de las hojas).
En caso de no poder sacar fotocopia en las condiciones requeridas, podrá hacer transcripción del acta, indicando textualmente su contenido, firmas ilegibles insertas en el acta y el sello de Rentas, de haber. No deben ser firmadas nuevamente.
Las fotocopias o transcripciones del acta deben estar certificadas por escribano público –y legalizadas de corresponder-, cumpliendo lo requerido por el Art. 14 Reglamentación Ley 2631, o ser fotocopias simples, debiendo en este caso adjuntar la tasa de certificación de copias y los libros pertinentes para ser certificadas por funcionario del Registro.

Documentación proveniente del extranjero
Deben presentarse con las formalidades establecidas por el derecho de su país de origen, autenticada en el mismo y apostillada o legalizada por el Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio Internacional y Culto según corresponda.

Idioma:
Si la documentación original se encuentra en idioma que difiera al castellano, debe presentarse acompañada de su versión en idioma nacional realizada por traductor público matriculado, cuya firma deberá estar legalizada por su respectivo colegio o entidad profesional habilitada al efecto.
Si el instrumento estuviere legalmente exento de traducción, con su presentación, debe indicarse la norma específica que lo establezca o permita.

2. Formularios Obligatorios
De las presentaciones en la Dirección General del Registro Público de Comercio
FORMULARIOS:
Al iniciarse cada trámite debe acompañar el formulario de actuación obligatorio que corresponda al mismo, cuyo uso es de carácter obligatorio y ha sido aprobado por el Tribunal Superior de Justicia de la provincia de Neuquén (Ver Legislación.
Los formularios son plantillas en archivo Word, los que deben descargarse, completarse la totalidad de los campos que cada uno indica y presentarse impresos por Mesa de entradas en un (1) solo juego del formulario. (Si adjunta un segundo ejemplar se le estampara el sello de recibido como constancia de presentación).

Solicitante:
La petición sólo puede efectuarla quien esté debidamente facultado y acreditado: Por ejemplo: el Representante Legal de la sociedad o contrato asociativo, el Escribano autorizante (en el caso que el acto a inscribir haya sido otorgado o protocolizado mediante escritura pública), Apoderado o Autorizado.
No se requiere patrocinio letrado, salvo que se interponga recurso de apelación y en el supuesto previto en el artículo 7° inc. 10). (Conforme Artículo 28 de la Reglamentación Ley 2631).
Otros supuestos:
En los trámites de cesión, podrá solicitar la inscripción de dicho acto cualquiera de los cedentes o cesionarios.
En los trámites de disolución, podrá requerir la inscripción el liquidador designado.
En los contratos de fideicomiso, el fiduciario.
En contratos de transferencia de fondo de comercio, la parte vendedora o compradora.
Se debe indicar el carácter del presentante y de donde surge: Del instrumento que resolvió el acto a inscribir o de la documentación inscripta en el organismo (con mandato vigente). Caso contrario, deberá acreditar la personería con la siguiente documentación:
Representante Legal: Si la designación del representante legal consta en un instrumento que no se encuentra inscripto deberá acompañar un juego de copia certificada del acta que lo designó (y de la que distribuyó cargos - de corresponder).
La copia puede presentarse: a) certificada por escribano público. Cuando el escribano público certificante lo sea de extraña jurisdicción, su firma deberá ser legalizada por el colegio respectivo.
b)Podrá requerir que la certifique funcionario de éste Registro a cuyo fin deberá adjuntar una fotocopia, el libro original y la tasa retributiva para certificación de copias.
Apoderado: Mediante la presentación del poder en un juego de copias certificada por escribano público.
Autorizado: La autorización debe ser expresa con facultad para peticionar la rúbrica de libros o la inscripción de un acto social, y surgir del contrato o documentación inscripta, o mediante la presentación de nota suscripta por el Representante Legal.

Datos de registración del contrato social (salvo solicitud de inscripción de nuevas sociedades)
Debe indicar correctamente la denominación y datos de inscripción del contrato social de la sociedad cuyo trámite se pretende iniciar.
Si se desconocen, pueden consultarlo gratuitamente al personal por Mesa de Entradas o también puede consultarlo por la terminal de auto-consultas ubicada en la mesa de entradas.

Autorizaciones:
El solicitante puede autorizar a una o más personas para la realización del trámite (presentación y retiro de documentación en el expediente). Debe indicar nombre, apellido y DNI de cada uno de los autorizados.

Documentación:
Se debe tildar toda la documentación que se presenta.
Tener en cuenta los requisitos mínimos para el ingreso de cada trámite a fin de su admisión (Art. 29 Reglamento Ley 2631)

Escritos de presentación
En los casos que el trámite a inscribir carezca de formulario de actuación deberá utilizar el formulario genérico de Presentaciones Simples.
Llevarán firma y sello o aclaración del nombre del peticionante y en qué carácter se presenta.
Se indicará en el encabezamiento el objeto de la presentación.
El requirente deberá constituir domicilio indicando calle y número –y de corresponder oficina, departamento, cuerpo, barrio, etc.- dentro de la ciudad de Neuquén, en el que se tendrán por válidas y vinculantes las notificaciones que en el mismo se efectúen a los fines registrables o como consecuencia de la inscripción realizada (Art. 28 Reglamentación Ley 2631).
En los trámites de Sociedad por Acciones Simplificadas, también deberá constituir CASILLA SINE a los fines de poder notificar en los términos de la Resolución N°01/2017 de ésta Dirección General.

Certificación de firmas
Determinada documentación requiere que la firma de sus otorgantes se encuentre certificada (Conforme Ley 19.550, 27.349 o Art. 14 Reglamentación Ley 2631). (Ejemplo: contrato social, aceptaciones al cargo, declaraciones juradas).
Las actas sociales no requieren certificación de firmas.
Modalidades aceptadas de certificación:

Escribano público: Cuando el escribano certificante lo sea de extraña jurisdicción, su firma deberá estar legalizada por el colegio de escribanos respectivo.

Funcionario del Registro Público: En caso de pretender certificar las firmas en el organismo se debe acreditar el pago de la tasa retributiva para certificación de firmas (que se calcula por cada firma a certificar). Ver instructivo de tasas..
Las audiencias la fija el organismo en días hábiles de 8 a 13 hs., debiendo presentarse con sus DNI.

Autoridad bancaria: Sólo es aceptada para la inscripción de instrumentos constitutivos de Sociedades por Acciones Simplificadas (Confr. Art. 35 Ley 27.349).

Impuesto de sellos
En todo trámite de inscripción se debe acreditar la determinación de impuesto de sellos de la Dirección Provincial de Rentas de Neuquén y su comprobante de pago, de corresponder (Conforme Código Fiscal vigente).
Dicha determinación podrá constar en el instrumento que contenga el acto a inscribir por intervención del organismo fiscal o acreditarse por separado mediante la adjunción de la declaración jurada de autoliquidación del impuesto de sellos y su comprobante de pago, de corresponder (Confr. Art. 228 Código Fiscal y concordantes y Resolución 105/20 dictada el 27 de febrero de 2020 por la Dirección Provincial de Rentas de la provincia de Neuquén).
Para mayor información, se sugiere la lectura de la legislación fiscal provincial de la Dirección Provincial de Rentas de Neuquén de la provincia de Neuquén.