B. SOLICITUD DE BIENES QUE NO FORMAN PARTE DEL STOCK PERMANENTE O CONTRATACIÓN DE SERVICIOS.
El Departamento de Contrataciones dependiente de la Dirección de Administración Financiera, tiene a su cargo la recepción, sistematización y trámite de la requerimientos de bienes, insumos y servicios de los organismos que integran el Poder Judicial (art.1º y 7º del Reglamento de la Dirección de Administración Financiera).
Toda compra/ contratación debe ajustarse a lo establecido en la Ley Nº 2141 de Administración Financiera y Control, su Decreto reglamentario Nº 2758/95 Anexo II Reglamento de Contrataciones, la Ley Nº 1436 Orgánica del Poder Judicial, la Ley Nº 1284 de Procedimiento Administrativo y las normas complementarias que en la materia emite la Contaduría General de la Provincia.
Requisitos a que deben ajustarse las solicitudes
Conforme lo establecido por la normativa vigente, las peticiones ajustarse a los siguientes principios básicos:
- Las necesidades o peticiones que requieran atención fuera de los suministros normales y habituales desde los organismos deben contemplar mínimamente los requerimientos del Decreto 2758/95, Art. 5°, 6° y 7° - Reglamento de Contrataciones:
1.- Requisitos que deben contener los pedidos para contrataciones.
ARTICULO 5º) Las Contrataciones serán requeridas por escrito por los Organismos interesados, los que determinarán como mínimo, lo siguiente:
a) La especie, calidad y cantidad del objeto motivo de la contratación. En el caso de existir sistemas tipificados de bienes de uso común y habitual, serán de aplicación las normas que aprueben su implementación.
b) Su costo o valor de venta estimados.
c) Destino o aplicación.
d) Plazo máximo de cumplimiento de la provisión. Si dicho plazo obligara a una contratación directa, deberá fundamentarse la causal de excepción.
e) Todo antecedente de interés para mejor apreciar lo solicitado y fijar con precisión, cuando corresponda, la imputación del gasto.
ARTICULO 6º) Previamente a la iniciación de la gestión de contrataciones de elementos a importar, se complementaran las normas específicas en vigor sobre la materia.
ARTICULO 7º) Los Organismos programarán las contrataciones conforme al cumplimiento de sus funciones, actividades y programas de acción. Los pedidos deberán efectuarse por renglones afines o de un mismo rubro comercial.
Los elementos a vender serán ofertados por unidades o por lotes.
Asimismo, cada organismo deberá organizar su sistema de suministros, estableciendo los circuitos y procedimientos administrativos necesarios, así como la tipificación de bienes de uso común y habitual de conformidad con las pautas que establezca el órgano rector del sistema de contrataciones.
2. El organismo generador no debe desdoblar, realizar o emprender acciones que signifiquen una duplicación con la misma finalidad u objetivo (Para el caso; por un lado Mantenimiento y por otro la toma de acción independiente).- Art. 129º Ley 1284 – peticiones múltiples).
3. Es imprescindible y obligatorio contar con autorización previa o provisión de fondos para el objeto de la contratación o gasto a ejecutar (Responsabilidad de rendición de cuentas Art.262 Constitución Provincial, facultades de ejecución presupuestaria Art. 3º, Ley 1436 – Orgánica del Poder Judicial). Este principio tiene su fundamento en el plexo normativo que rige el funcionamiento del sector público, que establece la prohibición de aprobar gastos para cuya imputación no exista saldo presupuestario disponible (art.20º Ley 2141 de Administración Financiera y Control).
4. Cumplir con la vía jerárquica, con opinión y propuesta concreta de quienes intervienen (Art. 15° Ley 1436 – Orgánica del Poder Judicial). Es importante que la opinión del superior jerárquico contenga apreciaciones que señalen que concuerda plenamente con la solicitud, y no constituya un mero pase de traslado. Esto servirá para fundamentar la autorización de provisión o adquisición.
5. Si existieran razones de urgencia no es suficiente la invocación, deben ser objetivamente fundadas y demostradas.
6. A los efectos del inciso e) del artículo 5° del Reglamento de Contrataciones y especialmente en el caso de insumos o bienes técnicos, se valorará el aporte presupuesto de proveedor, inscripto en el padrón de proveedores provincial, que se ajuste a lo requerido.
7. El organismo solicitante podrá adjuntar folletos y descripción. La redacción clara y precisa de las especificaciones técnicas a incluir en un pliego, de forma que las cotizaciones que se ajusten permitan discernir sobre productos de calidad, prestaciones y configuraciones comparables. De tal forma que la más clara variable de conveniencia para determinar la mejor opción de compra, pueda ser el precio uniforme.-
8. Resulta factible realizar consultas y coordinación con quienes tengan que actuar en el procedimiento, con ajuste y tutela de las prescripciones del art. Nº 153 de la nueva Constitución Provincial.
9. Los organismos y/o dependencias que tienen asignados “fondos permanentes” o “caja chica” solo tienen competencia para ejecutar aquellos gastos que en la Resolución de asignación de fondos fueron precisados.
Trámite licitatorio – Anticipación para la compra
Es importante destacar que toda compra de bienes o contratación de servicios bajo la legislación vigente implica la realización del procedimiento de licitación pública conformado por una serie de etapas perfectamente definidas y con plazos establecidos. La realización de contrataciones directas está restringida por ley a determinados montos y causales de excepción, no resultando el procedimiento normal de adquisición.
Es por ello que los organismos deben formular las previsiones con la suficiente antelación y contemplando el tiempo de gestión de compra, que dependerá del tipo de bien, su disponibilidad en el mercado, costo, etc.
El cumplimiento de la normativa vigente exige además la acreditación de requisitos diversos – inscripción como proveedor del Estado, acreditación en cuenta bancaria, certificado de cumplimiento fiscal para contratar- que no todos los proveedores están en condiciones de cumplir, constituyendo un elemento importante a tener en cuenta al formular el pedido ya que repercute directamente en los plazos de gestión de la adquisición y/o contratación.
Provisión de artículos que no forman parte del stock permanente
Atento a las restricciones imperantes en materia presupuestaria, la Dirección de Administración Financiera evaluará en cada caso la provisión de aquellos artículos que no integran las existencias permanentes.
Conforme a ello puede determinarse la inviabilidad para ordenar compras de los artículos que peticiona, dadas las condiciones de restricción financiera y presupuestaria actuales.
En el caso de los artículos de limpieza, no existe autorización ni proyección de compras de estos elementos. Podrá canalizarse la necesidad, dirigiéndose a la empresa proveedora del servicio de limpieza, la que satisfará dentro de lo previsto en la Licitación.